«Wie schafft ihr das eigentlich alles?» Diese Frage hören wir als kleines Team immer wieder. Die ehrliche Antwort: Wir setzen gezielt auf ein Zusammenspiel aus menschlicher Expertise und einem massgeschneiderten KI-Assistent:innen-Team. Hier zeigen wir dir, wie wir KI im Alltag nutzen und wie du selbst damit starten kannst.
Datenbanken als Wissensbasis: Unser Fundament
Ein entscheidender Erfolgsfaktor: Wir haben eigene Datenbanken angelegt, in denen alle wichtigen Informationen über uns, unsere Services, unsere Werte und Arbeitsweisen strukturiert hinterlegt sind. Das klingt erstmal technisch, ist aber im Alltag Gold wert. Unsere KI-Assistent:innen greifen auf diese Datenbanken zu. Dadurch haben sie von Anfang an viel Kontext und liefern deutlich bessere Ergebnisse.
Beispiel: Wenn wir einen neuen Text brauchen, weiss die KI schon, wie unser Stil klingt, welche Beispiele zu uns passen und welche Services wir anbieten. Das spart zum einen Zeit und sorgt auch für eine konsistente Qualität.
Die KI als echtes Teammitglied behandeln
Unsere KI-Assistent:innen sind für uns digitale Kolleg:innen. Wir sprechen mit ihnen, wir briefen sie, geben ihnen gezielt Feedback und entwickeln sie weiter. Das macht einen riesigen Unterschied!
Statt einfach nur kurze Anweisungen einzugeben, überlegen wir uns umfassend:
- Was muss die KI wissen, um die Aufgabe gut zu erledigen?
- Welche Zielgruppe sprechen wir an?
- Welcher Tonfall passt zu uns?
- Gibt es Beispiele oder Daten, die wir mitgeben können?
Unsere KI-Persönlichkeiten – Rollen im digitalen Team
Wir werden unterstützt von Hari, unserem strategischen KI-Assistenten, der als Sparringspartner für die Geschäftsleitung fungiert. Darunter arbeiten vier spezialisierte KI-Avatare, zu denen unterschiedliche KI Assistent:innen gehören.
Aitonia – Lead AI Transformation
Aitonia ist unsere Expertin für alles rund um KI-Transformation. Dazu gehören bspw. folgende KI Assistent:innen:
- Prompt Engineer: Entwickelt und verbessert Prompts für uns und unsere Kund:innen.
- AI Strategy Bot: Unterstützt bei der Entwicklung von KI-Strategien.
- Workshop Planner: Plant und organisiert KI-Workshops.
Maxi – Lead M365
Maxi ist unser Profi für Microsoft 365 und digitale Tools. Ihr zur Seite steht:
- M365-Use Case Finder: Findet passende Anwendungsfälle für M365.
- M365-Problemlöser: Löst konkrete Aufgaben und Herausforderungen rund um Microsoft 365.
Adina – Lead Admin
Adina hält uns administrativ den Rücken frei. Hier zwei Beispiele:
- E-Mail Agent: Erstellt E-Mail-Entwürfe und unterstützt und bei der Erstellung von professionellen E-Mail-Texten.
- Meeting Agent: Fasst Meetings zusammen
Contento – Lead Content
Contento unterstützt uns bei allem rund um Content-Erstellung:
- Insight Agent: Schreibt Blogartikel und Case Studies.
- LinkedIn Agent: Plant und veröffentlicht Beiträge auf LinkedIn.
Human in the Loop – Mensch und KI im Zusammenspiel
Die KI ist immer eingebettet im menschlichen Prozess. Wir (Anouk und Seline) briefen die Assistent:innen, dann kommt die KI zum Zug, und wir prüfen die Ergebnisse kritisch. Unsere Datenbank enthält unser gesamtes menschliches Wissen und unsere Erfahrungen – das bleibt die Basis.
So kannst du dein eigenes KI-Team aufbauen: Schritt-für-Schritt-Vorgehen
Hier unser empfohlenes Vorgehen:
Mindset entwickeln:
Überlege dir regelmässig: Wo könnte mich ein:e Assistent:in unterstützen? Gibt es Aufgaben, bei denen Vorarbeit oder Nachbereitung helfen würde?
Wöchentliche Reflexion:
Nimm dir jede Woche kurz Zeit, um zu reflektieren:
- Welche Aufgaben könnten automatisiert oder unterstützt werden?
- Was lief diese Woche gut, was kann verbessert werden?
Mit einfachen Aufgaben starten:
Wähle eine unkomplizierte, wiederkehrende Aufgabe. Überlege:
- Was muss die KI wissen, um die Aufgabe zu erledigen?
- Welche Daten, Beispiele oder Formate sind wichtig?
- Welcher Stil und Tonfall passt?
Prompting-Technik nutzen:
Eine einfache, aber wirkungsvolle Methode ist die GROW-Formel:
- Goal (Ziel): Was soll erreicht werden?
- Role (Rolle): In welcher Rolle agiert die KI? Und an wen ist das Ergebnis gerichtet? (Zielgruppe)
- Output: Welches Ergebnis wird erwartet? In welchem Format möchtest du die Antwort haben?
- Wording: Wie soll der Text klingen? In welchem Stil soll der Text geschrieben werden?
Je mehr Kontext du gibst, desto besser wird der Output.
Iterativ testen und verbessern:
Der erste Versuch ist selten perfekt. Teste deine Assistent:innen, gib Feedback und entwickle sie Schritt für Schritt weiter. So wächst dein digitales Team mit dir.
Praxistipp
Blockiere dir jede Woche einen festen Termin (z.B. Freitagnachmittag), um mit deinem Team zu reflektieren: Wo kann KI euch unterstützen? Welche Aufgaben könnten ein:e Assistent:in übernehmen? Mit solch kleinen Routinen könnt ihr euch ein KI-Assistent:innen-Team aufbauen.
